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1. O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e?
2. Justificativa
3. Objetivos
4. Operacionalização
5. Quais são os benefícios da NF-e?
5.1. Benefícios da NF-eConsystec
5.2. Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica
5.3. Benefícios para o Contribuinte Vendedor (Emissor da NF-e)
5.4. Benefícios para o Contribuinte Comprador (Receptor da NF-e)
5.5. Benefícios para a Sociedade
5.6. Benefícios para as Administrações Tributárias
6. Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?
7. Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada?
8. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações?
9. Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e?
10. Uma empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas Notas Fiscais em papel pela eletrônica?
11. A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar – DANFE - podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas?
12. O destinatário da mercadoria poderá exigir receber a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica?
13. Plano de contingência
13.1. Do Plano de Contingência - Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), em contingência, formulário de segurança e “tipo de autorização” adicionado à chave de acesso
13.2. Do Plano de Contingência - Pendências de sincronismo e de retorno e inconsistências
1. O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e? Voltar para Índice
Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador.
2. Justificativa Voltar para Índice
Com a chegada da sociedade da informação os agentes econômicos aumentaram a sua mobilidade, exercendo ações em todo o território nacional e deixando de estar restritos ao conceito de jurisdição territorial. Em decorrência, as empresas passam a contribuir, simultaneamente, em nível federal, estadual ou municipal.
As administrações tributárias enfrentam o desafio de adaptarem-se aos processos de globalização e de digitalização das transações entre contribuintes. Os volumes de transações efetuadas e os montantes de recursos movimentados crescem num ritmo intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária.
Aos contribuintes, há a necessidade de alocar recursos humanos e materiais vultosos para o registro, contabilidade, armazenamento, auditoria interna e prestação de informações às diferentes esferas de governo que, no cumprimento das suas atribuições legais, as demandam, usualmente por intermédio de declarações e outras obrigações acessórias. O custo inerente ao grande volume de documentos em papel que circulam e são armazenados, tanto pela administração tributária como pelos contribuintes, é substancialmente elevado.
Portanto, a integração e compartilhamento de informações têm o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de troca de informações entre as administrações tributárias.
3. Objetivos Voltar para Índice
O Projeto NF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que venha substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.
A implantação da NF-e constitui grande avanço, facilitando a vida do contribuinte e as atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
4. Operacionalização Voltar para Índice
De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.
A NF-e também será transmitida para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e Suframa, no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas.
As Secretarias de Fazenda e a Receita Federal do Brasil - RFB disponibilizarão consulta, através da Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.
Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras bi-dimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
O DANFE não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na Internet.
O contribuinte destinatário, não emissor de NF-e, poderá escriturar os dados contidos no DANFE para a escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso.
O contribuinte emitente da NF-e, realizará a escrituração a partir das NF-e emitidas e recebidas.
5. Quais são os benefícios da NF-e? Voltar para Índice
5.1. Benefícios da NF-eConsystec Voltar para Índice
> Implementação rápida e com mínimas alterações dos processos internos da empresa;
> Tecnologia de ponta de fácil adaptação aos ERP’s;
> Facilidade operacional – arquivos padronizados pela legislação vigente que dão maior agilidade às áreas financeira, fiscal, tributária e contábil da empresa;
> Transações com segurança garantida pelo certificado digital privado da empresa;
> Solução flexível, com integração com o ERP da empresa.
5.2. Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica Voltar para Índice
> Redução de custos com impressão;
> Redução de custos com aquisição de papel;
> Redução de custos com envio do documento fiscal;
> Redução de custos com armazenagem de documentos fiscais;
> Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
> Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da Nota Fiscal Eletrônica;
> Redução de problemas com erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
> Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre as empresas.
5.3. Benefícios para o Contribuinte Vendedor (Emissor da NF-e) Voltar para Índice
> Redução de custos de impressão;
> Redução de custos de aquisição de papel;
> Redução de custos de envio do documento fiscal;
> Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais;
> Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;
> Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
> Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B).
5.4. Benefícios para o Contribuinte Comprador (Receptor da NF-e) Voltar para Índice
> Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
> Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e;
> Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
> Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B).
5.5. Benefícios para a Sociedade Voltar para Índice
> Redução do consumo de papel, com impacto em termos ecológicos;
> Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
> Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
> Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a Nota Fiscal Eletrônica.
5.6. Benefícios para as Administrações Tributárias Voltar para Índice
> Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
> Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
> Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
> Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação;
> Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).
6. Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui? Voltar para Índice
Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 e 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.
Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.
Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.
7. Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada? Voltar para Índice
A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1A em todas as hipóteses previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.
8. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações? Voltar para Índice
A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não de NF-e, é a obrigação de consultar no site da Secretaria da Fazenda do Estado do emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica a validade, existência e autorização de uso da NF-e que estiver recebendo. A consulta deverá ser feita na Internet utilizando-se de sua Chave de Acesso, com 44 posições, existente tanto na NF-e como no DANFE correspondente que acompanha a mercadoria.
Se o cliente da empresa também for emitente de NF-e, receberá o documento digital e potencialmente poderá se beneficiar de todas as vantagens que o projeto propicia aos destinatários da NF-e.
Ressalte-se ainda que a Nota Fiscal Eletrônica poderá ser enviada ao cliente antes da saída física (circulação) da mercadoria. Isso permite que o destinatário possa identificar possíveis divergências com relação ao seu pedido, como divergência de preço ou quantidade, podendo alertar o emitente a tempo, antes da saída da mercadoria.
Caso o cliente não seja emissor de NF-e e não tenha condições de receber o arquivo digital da NF-e, receberá apenas o DANFE que estiver acompanhando o trânsito da mercadoria. Além da consulta da validade da NF-e explicada acima, para este destinatário a única mudança adicional será a utilização do DANFE como fonte de informações para efetuar a escrituração fiscal da respectiva NF-e.
9. Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e? Voltar para Índice
As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:
> Solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma Unidade da Federação não credencia a empresa perante as demais Unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e.
> Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);
> Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e;
> Testar seus sistemas em ambiente de homologação em todas as Secretarias da Fazenda em que desejar emitir NF-e.
> Obter a autorização da Secretaria da Fazenda para emissão de NF-e em ambiente de produção.
10. Uma empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas Notas Fiscais em papel pela eletrônica? Voltar para Índice
Não. Na solicitação do credenciamento para emitir NF-e as empresas devem indicar quais serão as hipóteses e operações que desejam substituir a Nota Fiscal em papel pela Nota Fiscal Eletrônica. A decisão de incluir novas operações ou clientes dentro das operações com Nota Fiscal Eletrônica cabe à empresa.
11. A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar – DANFE - podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas? Voltar para Índice
Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações acobertadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a Órgãos Públicos e empresas públicas.
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito.
O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade jurídica da respectiva NF-e no site da SEFAZ emitente ou no Portal Nacional, no endereço: www.nfe.fazenda.gov.br, utilizando-se de sua chave de acesso, preferencialmente através de leitor de código de barras. Com a consulta, o destinatário tem garantia da existência e validade da NF-e.
12. O destinatário da mercadoria poderá exigir receber a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica? Voltar para Índice
Não, esta exigência não poderá ser feita pelos destinatários.
Conforme o § 2º da Cláusula segunda do ajuste SINIEF 07/05 (e alterações), é vedada a emissão de nota fiscal modelo 1 ou 1A por contribuinte credenciado à emissão de NF-e, exceto nas hipóteses previstas neste ajuste ou quando a legislação estadual assim permitir.
Nos casos em que o emitente for obrigado ao uso da NF-e, o Protocolo ICMS 30/07 determina que a obrigatoriedade se aplica a todas as operações destes contribuintes, ficando vedada a emissão de Nota Fiscal modelo 1 ou 1A pelos mesmos.
13. Plano de contingência Voltar para Índice
O contribuinte não poderá ficar impedido de emitir documentos fiscais e, por isto, ver sua atividade comercial prejudicada, devendo optar pelas seguintes possibilidades:
a) emitir Danfe em contingência, impresso em formulário de segurança;
b) voltar a emitir a nota fiscal nos modelos 1 ou 1A, a partir do número em que parou (para o contribuinte em questão não ser obrigado a emitir todos os seus documentos em formato eletrônico).
Em qualquer um dos casos eleitos, deverá o ocorrido ser escriturado, tanto pelo emitente como pelo destinatário, no livro-modelo nº 6, de Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO).
13.1. Do Plano de Contingência - Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), em contingência, formulário de segurança e “tipo de autorização” adicionado à chave de acesso Voltar para Índice
Nos casos em que, for impossível, por qualquer outro motivo, estabelecer a conexão, ao contribuinte será facultado imprimir o Danfe em formulário de segurança, em, no mínimo, duas vias, constando no corpo do documento a expressão: "DANFE em contingência. Impresso em decorrência de Problemas Técnicos". Uma das vias permitirá o trânsito da mercadoria e deverá ser arquivada pelo destinatário pelo prazo decadencial, como se uma nota fiscal convencional fosse. A segunda via, por sua vez, deverá ser mantida em arquivo pelo emitente, em igual período e nos mesmos termos.
Se a legislação exigir a utilização específica de vias adicionais, estas poderão ser impressas em papel comum, sendo desnecessário o formulário de segurança. Assim que cessar a situação de contingência, deverá o contribuinte transmitir à administração tributária as NF-e geradas em contingência.
Se vier a ser rejeitada pelo sistema, a empresa deverá:
(I) gerar novamente a nota, com a mesma numeração e série, sanando a irregularidade
(II) solicitar nova autorização de uso da NF-e;
(III) imprimir em formulário de segurança o Danfe correspondente à nota autorizada; e
(IV) entregar a chave de acesso e o novo Danfe ao destinatário, em caso de alguma alteração.
O destinatário, por sua vez, se, dentro do prazo de 30 (trinta) dias do recebimento da mercadoria não confirmar a autorização de uso da NF-e no ambiente nacional, fica obrigado a comunicar o fato ao Fisco, sob pena de ser atuado por recepção de mercadoria com documentação irregular.
Tanto por princípio de bom relacionamento comercial como por se tratar de produção de prova favorável da idoneidade fiscal da empresa, é recomendável que, antes de se apontar à unidade fazendária de seu domicílio a irregularidade, e, obviamente, antes de expirado o prazo previsto pela norma, seja feita, ainda que somente por e-mail, a comunicação do fato ao emitente, para que sane a situação.
Sobre o formulário Danfe, se trata de um papel com dispositivos e especificações técnicas de segurança que devem ser observadas pelas gráficas autorizadas. Ao contribuinte, cabe encomendá-lo em número suficiente para o caso de eventuais contingências que não possam ser supridas pelo uso do SCAN.
13.2. Do Plano de Contingência - Pendências de sincronismo e de retorno e inconsistências Voltar para Índice
Na existência de documentos fiscais (notas fiscais eletrônicas, pedidos de cancelamento e pedidos de inutilização) na situação de "Pendentes de Sincronismo", decorrente do acionamento do SCAN por falha na SEFAZ de origem, existe a possibilidade de que os pedidos já tenham sido processados, mas que ainda não tenham sido recebidos. Em alguns casos, depois de sincronizadas as bases de dados, poderão ser verificadas inconsistências, caso o contribuinte não observe com minúcia as suas emissões, tais como:
Duas NF-e com mesma série/número/mês e ano de emissão, diferindo apenas o campo "tpAutoriz" na chave de acesso.
Esta inconsistência ocorre se o contribuinte enviar ao SCAN uma nota já autorizada pela SEFAZ-origem.
O erro do empresário pode ser induzido no caso de a SEFAZ, apesar de haver procedido à autorização, não conseguir enviá-la ao Ambiente Nacional a tempo para visualização – ou no caso oposto, com falha do próprio SCAN.
Uma NF-e com numeração pertencente a faixa inutilizada. Esta inconsistência pode ocorrer se o contribuinte inutiliza uma faixa de numeração na SEFAZ-origem e, antes dela conseguir enviar a inutilização ao Ambiente Nacional, o empresário, sem perceber, envia NF-e com número inutilizado ao ambiente SCAN, que autorizará o seu uso;
Impossibilidade de se cancelar uma NF-e. Esta inconsistência pode ocorrer se uma nota tenha sido autorizada pela SEFAZ-origem e ela falhe antes de enviar a autorização ao Ambiente Nacional. Como somente notas autorizadas podem ser canceladas, o SCAN não permitirá o cancelamento, devendo o contribuinte aguardar pela normalização da SEFAZ-origem para poder cancelar a NF-e.
Existe ainda mais uma possibilidade além da pendência de sincronismo, que é a “Pendência de Retorno”. Ela ocorre quando o contribuinte envia o arquivo digital XML solicitando a autorização de uso pela autoridade fazendária e, em seguida, ocorre falha no ambiente (seja o da SEFAZ-origem ou do SCAN; aquele que o empresário estiver utilizando no momento). Estes documentos ou sequer foram recebidos para análise ou estão na fila, aguardando pelo seu processamento, ou ainda já foram processadas, mas a falha não permite o envio do protocolo de recebimento com a eventual autorização de uso.
Se a falha ocorreu na SEFAZ-origem, é possível que algumas informações sejam perdidas ao voltar ao normal. Assim, o contribuinte deve tratar com precaução as notas "pendentes de retorno" e, assim que o sistema voltar ao normal, poderá:
a) emitir notas em contingência, cancelando todas aquelas pendentes de retorno assim que o sistema voltar ao normal e autorizá-las; ou
b) inutilizar as notas pendentes não autorizadas ou denegadas, emitindo ou novas notas, se a operação comercial permitir ou se a queda houver sido rápida, ou emitir notas em contingência, prevalecendo a urgência.
